有的公司有专门的“无会议日”，有的公司会限制出席会议的人数。但是几乎每一个人都同意：会议应该少开点儿，开得简短点儿。
放眼全世界，低效的会议是个世界难题，它给各企业造成每年约37,000,000,000美元的损失。
员工讨厌泛泛而谈，低效率的会议。一份2015年的Harris Poll调查询问了617位美国员工：“是什么阻碍了你的工作进程？”结果显示，回答“浪费时间的会议”的最多，占了57%，比“邮件”和“电话”更多。
在 2016年7月，汽车网站Edmunds公司启用了“周四思考日”的理念，每周的这一天公司都禁止开会，以减轻员工已经超负荷的工作日程压力。
于是，该公司的会议次数从每周750减少到600，这个数据表明，人们一般不会另外再找时间重新安排取消掉的会议。因为当员工被给予足够的时间去做耗精力的项目时，他们更容易沟通，工作也能加快推进。
多少会议才算是“太多”？
“开多少会才算多是一个很难回答的问题”《聪明地工作》（Smart Work）一书的作者Dermot Crowley说，更好的衡量方式是比较一下在会议上花费的时间和在其他工作上花费的时间所占的比例，Crowley把这个称为“压缩率”。
“如果你花了太多的时间去开会，你的行程就会排得太紧密，没有时间去干别的更重要的事情。”
紧张的行程安排对于高管来说是常事，他们甚至在工作日需要用90％的时间去开会。结果就是，他们最后只能在夜晚或者周末去赶进度。
Crowley建议会议时间与工作时间最好的比例为6：4。为了达到这个比例，我们既需要自己主动去争取完成自己的首要任务，更需要一个支持这种理念的公司文化。
会议在什么时候是必要的呢？
会议应该作为最后的解决方式。Basecamp的CEO和创建者之一Jason Fried在哈佛商务评论的IdeaCast中说道。
“只有当人们真正地、真切地感到他们没有其他沟通渠道，也确实没有别的机会碰面时，他们才需要一起集中在一个房间里开会。”
Fried指出了状态会议是非常低效的做法，状态会议是指人们轮流向与会者发布最新工作状态。
“更好的方式是把内容写下来并发布给员工，然后让他们在自己的工作时间中去吸收理解。”
但是会议的作用也是功不可没的。
“当我们把真正需要参加会议的人召集起来有针对性地开会，会议会是个有效的方式。” Crowley说道，同时他定义了三种值得花时间的会议。
① 第一种是汇报型会议，首先将信息展现出来，然后大家展开讨论，之后会整合并说明。
② 第二种是简化型会议，以决策制定或者指导的形式进行。
③ 第三种是思维导向型会议，例如头脑风暴和列计划。
除了会议，还有其他替代方式吗?
最常用的替代形式就是电子邮件，虽然这个方式并不完美，员工常常抱怨收件箱被塞满，并且这个情形越来越严重。工作邮件平均每日收发量预计可能已经从2015年的112.5封上升到2018年的124.5封。
电子邮件的高效性是显而易见的。一项研究表明，删除邮件能让参与者工作更专注，压力更小。但是过度依赖并过多地用邮件取代会议又引发了另外一个问题，收件箱被塞满。
有的公司用slack或者yammer等工具以避免使用内部邮件。“有时候用yammer之类的工具来联络比开会要好。”Cowley说：“这让人们可以自己花时间去消化内容。”领导也可以减轻压力。
“有时候，主管自己做决策会更高效，他们可以自己作主然后再和团队讨论这个决定。”
Crowley认为，像“周四思考日”之类的策略的价值取决于如何挑战现状并“跳出思维方框”。
墨尔本波多马可亚太区总监Erick Fibich建议，与其完全取缔会议，不如思考一下，为什么团队会感到“周四思考日”之类的政策可以提高工作效率。
“真正去了解为什么开会会导致低效率才是正确的解决方式。”
如何让开会更高效？
Crowley说：“通常会议会太频繁，开太久，参与人数太多。”
“我们需要削减开会的次数与时间，让会议更有针对性。”
有的企业会限制会议的时长 。在一场30分钟的会议里，每一分钟都会被好好利用，领导咨询师Peter Bregman说道。依据他的经验，对于简短的会议，人们会更重视，更用心地准备、倾听并且很少会迟到。
每个会议都应有明确的目标并以此来指导会议的议程。
“原则上来说，一个决策性的会议的理想人数为6~9人，多于这个人数，只会使达到会议目标的过程更复杂、更困难。还有重要的一点是，确保与会的是合适的人，尤其是要在会议上做决定的时候。反过来说，不必强迫自己去接受每一个会议邀请，想想你是否真的有必要出席。”
会议开始时要确定一个讨论的主题，指明会议结束时要达成何种目标。议程应列出会议要涵盖的内容，顺序由重要到次要。这个流程应在每个会议中严格执行。
“这可以让会议内容更专注，防止它脱离正题。”Crowley还强调以分钟的形式作会议记录以及制定后续跟进步骤的重要性。
不要惧怕跳出常规去思考问题。“无会议日”就是企业用来解决问题的其中一个方式。
还有别的企业也开始用别的非常规手段去解决这个问题。美国婴儿食品公司Plum Organics，团队成员在每周的创意思考会议上用彩色铅笔做填色游戏，公司认为，这样有助新产品的开发。
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