【Seed Business English 邮件编写小技巧】Seed 商务英语，让你不再对着邮件踌躇不前,Seed读职场微信公众号文章

在忙碌的商业环境中，电子邮件是最主要的沟通方式之一。电子邮件中传递的信息一般都是相对正式和专业的。由于英语对我们是第二语言，所以我们可能不是很清楚在编写电子邮件时应该注意些什么。然而要适应英语国家的工作环境，在邮件中表达适当并传达清楚有效的信息非常必要。先给大家几个数据：

• 每个商业email账户每天会收到100封左右的电子邮件

• 其中20%是垃圾邮件

• 其中65%不能够清楚正确的传达信息

那么今天Seed小编就给大家简单介绍几条编写适当的email的惯例，让我们的邮件不要成为那20%和65%。大家可以直接应用在工作中，或者投递简历的email中。

Email Address 邮箱地址

首先，我们再次强调一下 email 地址的重要性，因为收件人会根据你的邮箱地址对你进行第一印象的判断。那些个性可爱的字眼在正式的邮件沟通中会显得不专业，尽量使用自己的名字作为 email 地址。关于email地址，我们在昨天的微信中也有提到，请点击“阅读原文”阅读昨天的简历小技巧查看内容。

Subject Line 主题栏填写

首先出现在收件箱里的就是主题栏，有效的主题应该表达清楚你是谁，这封邮件的目的。因为我们很多时候需要向没有email往来过的人发送邮件，在主题中表达清楚邮件目的让收件人不会觉得很突兀。清晰有效的邮件主题应该是这样的（括号里的内容作为辅助理解）：(From your teacher) Mrs Brown, (regarding our) class on Monday, (I would like to) make an appointment to meet。让人皱起眉头的邮件主题可能是这样的：From Rob, Monday, Urgent!! 虽然我们经常收到类似标题的邮件，但是不可否认这种主题会给收件人带来负面的情绪，所以请不要再这样写主题栏。

并且尽量避免会被归类到垃圾邮件中的词汇，类似for free, click here, no cost, no fee, be amazed, once of a lifetime opportunity, why pay more这样明显的销售字眼。因为很多时候我们要向潜在客户发送介绍我们公司和业务的Introduction email，如果邮件标题中存在这些词汇，邮箱系统会自动把我们分类到spam 垃圾邮件中，收件人可能也不会去打开被归类在垃圾中的邮件。

Email Greeting 开头问好

邮件开头应该礼貌和适当的称呼收件人。下面是几种开头的情境和方式：

o Hello Richard, 非正式场合可以直呼收件人的名字

o Dear Ms McKay, 正式

o Dear Sir/Madam, 当不知道收件人身份时可以这样写

在写好收件人署名后，记得点个逗号，然后空两行开始写正文。

First Paragraph 第一段

我们在第一段应该总结一下这封邮件的主要目的，同时要简短清楚，不要在第一段详述事情细节。如果对方不认识你，也需要在第一段做一个简短的自我介绍。下面给大家一个正面的例子：

Dear Mr White,

My name is Max Matthew. I'm contacting you to apply for the administrative assistant position listed on Seek.com.

Email Body 邮件主体

这是邮件主要内容的体现部分。如果可能，请尽量利用短的句子和bullet points来表达内容，让读者更清晰的理解你的每一个意思。同时，如果需要表达不止一件事情，那么我们建议对不同的事情进行分段，段与段之间多空格一下。