耐着性子看完一篇沉闷的PowerPoint演示文稿是一件非常无趣的事。《INTHEBLACK》邀请专家就如何更好地使用PowerPoint、要点以及故事叙述提供建议，结果得到了一些出乎意料的回答。
如果你在进行商业演讲时很难准确地传达自己的想法，这个行为可能会让他人置疑你的沟通技巧。最糟糕的是，这还会使你对自己失去信心，危及你的职业发展前景。
Tim Calkins是西北大学凯洛格商学院市场营销学（Northwestern University’s Kellogg School of Management）教授，他认为，一些有意义的规划或极具创意的想法常常会因为糟糕的演讲而错过被采纳的机会。
Calkins表示，专业人员首先需要判断在演讲时是否一定需要制作演示文稿，然后了解你演讲的受众群体是谁，找到演讲表达形式，然后再创建合适的演示文稿，最后满怀信心地进行演示，从而取得成功。
如果确实需要在演讲中使用到演示文稿，有几个简单的步骤可以帮助你提升演示文稿的质量，并让你在未来受益无穷。
了解观众
Sharon Ferrier是Persuasive Presentations的总监，作为一名企业培训导师，他认为首先要弄清楚自己想要达到的目标以及观众的需求。
确保你了解谁会成为你的观众、他们对于你演讲主题的了解程度，以及他们可能会有的期望。
同样的信息可以用不同的方式去呈现，因此你需要思考，如何才能让观众充分理解并吸收你想要表达的信息？
Ferrier说道：
我们经常会犯的错误就是首先准备演示所需的幻灯片，但那其实应该是最后一步。
首先着手准备你的演讲内容，同时务必确保幻灯片以图片为主，而非文字。研究表明，这样可以让你呈现的信息更加有意义、更加让人印象深刻。
Q
Gabrielle Dolan表示：“你需要询问自己的第一个问题就是，你真的需要用到PowerPoint吗？”
作为讲师专家兼作家，Gabrielle Dolan也建议你要思考自己想通过演讲达到的目标，以及是否需要呼吁观众采取行动、停止某项行为，或者从某个具有教育性的演示中吸取经验。
Dolan表示，很多人在进行演讲的时候并不清楚自己想要达成的目标。因此，他们会在演讲中塞入过多信息，令观众无法抓住演讲的重点，甚至感到无聊。
她说，在准备演讲时，要对信息进行优先级的排序，确保内容中的事实和数据以及故事和案例能够保持均衡。
询问自己三个问题：
1 | 明确目标——观众会从中了解哪些信息？ |
2 | 优先顺序——你需要传达的三个关键信息是什么？ |
3 | 演示的内容是否做到了均衡？ |
在演讲当天，提前抵达演讲地点，确保现场已按照你的要求布置妥当。积极的心理暗示会对你的演讲有所帮助，例如告诉自己“我可以通过深呼吸来控制自己的紧张情绪”、“我能保持冷静并享受这一过程”，以及“享受过程，很快就会结束”，这些暗示可以帮助你以正确的心态面对演讲工作。
可以通过邀请观众提问或开展头脑风暴等来吸引观众的注意力。写下不同的想法、进行角色扮演或者从观众中邀请志愿者以某种方式参与到你的演讲中，这样可以促使人们思考他们在演讲结束之后的会有什么样的收获，这些也都有助于使你的演讲更具个性化。
是否必须要使用PowerPoint？
Dolan建议说，不要觉得演讲就必须要用PowerPoint，除非你通过PowerPoint展示的内容能完美融入到你的演讲之中。
Dolan表示：
你需要询问自己的第一个问题就是，我真的需要用到PowerPoint吗？
Dolan补充说：“三十年来，PowerPoint一直是企业进行演讲的主要工具，但时至今日，我们对它的使用依然有诸多不当之处。小号字体、大量文字、低质又难懂的图片及图表，这些只会让观众失去兴趣，使演讲者显得既懒惰，又不专业。”
为了使演讲信息令人难忘，演示文稿通常会包含过多的要点以及过少的故事，但在Dolan看来：“要点让人抓狂，故事反而引人入胜。”
避开行业术语以及缩写词同样是一种明智的做法。“不要以为所有人都知道你使用的那些术语或者缩写。如果你这样做，观众会感到与自己毫不相关，兴味索然。”
经过充分准备的演讲会使参与者感到精神振奋，离开时满怀着想要亲身实践的想法，演讲者和观众都能受益匪浅。
掌控全局
让演讲顺利完成的10个步骤：
01
练习演讲
02
确定演讲的目标
03
了解观众
04
制定主题
05
确定演讲的结构层次
06
使演讲具有说服力
07
确保演讲的内容与展示的文稿内容相符
08
提前做好回答棘手问题的准备
09
仅在确有必要的情况下使用PowerPoint
10
练习演讲
以上内容经《INTHEBLACK》杂志授权发布
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