Stage 4来了,我同事终于辞职了,因为他......

原创 2020年08月12日 Seed读职场





澳大利亚总理莫里森6日说,澳洲疫情的限制措施将导致失业率攀升至10%。


莫里森表示,澳大利亚此前的失业率曾达到9.25%,但在维多利亚州墨尔本市进入六周封锁期后,失业率将达到10%。



据报道,如果算上接受政府工资补贴计划的人数,这个数字将会上升。在先前预计达到11%的高位之后,估计有效失业率将攀升至13%以上。


在疫情爆发初期,大部分企业就采取了远程办公的形式让职员们保持社交距离,保证员工的生命安全。但是随着疫情的不断加重,远程办公变成常态化,随之而来我们的办公沟通就会出现一些状况。


自查一下,我们在远程办公期间有没有发生过如下的情景。



以前:Jessi等等帮我们定一个会议室,晚点大家一起review一下这个项目的进展,每个人都积极发言哦!


现在:上次线上开会的时候Mark因为网络问题不能参加。后期他的工作内容也没有传达到位,导致现在整个工作进展被拖延了……




以前:大家请看手里的project management plan...Judy来讲一下我们最新产品广告片的...她手里的是....


现在:上周Ellie发来的材料包已经失效了,我重新要了一份,里面这二十多个文件是大家自己要看的...不过很多人联系我说文件看得云里雾里...我在这里再带大家看一遍并讲解...



由于大家各自分散在不同的地方一起办公,不再像以前办公室一样转个头或者走几步路就可以跟同事了解工作进程、传达工作要求,大家工作时交流就显得不那么方便了。


那么,为了加强疫情期间大家远程办公的沟通效率以及保证工作效率,Seed这边有几个远程办公的小建议哦!



01

细化工作任务和目标


同一个team的同事之间可以先建立起一个线上的工作群组,把相关的人员都拉进这个群里面。


同时,在群里设置好大家各自的任务和目标,明确分工。



将大家所做的事情全都以bullet points或者其他形式清楚地列举出来。由于疫情期间大家无法像平常一样转头就可以跟上司汇报工作,所以越是细节上的东西就越需要有一个清楚的呈现。


澳洲常用线上协作软件:trello,slack



02

建立共同遵守的会议制度


远程办公也无法避免要开会,现在市场上很多软件为了迎合各位的办公需求,都有推出专门的商务视频软件帮助大家很好地进行视频会议。


但是线上视频会议需要注意,尽量避免开时间太久的长会(控制在30分钟左右)或者参会人数过多(人数控制在7人以下)的视频会议。并且国外公司会有来自不同国家的成员,也需要考虑时差的问题,保证参会人员的专注度。



开会前,会议组织者需要发起会议日程,提前拟定会议需要讨论的话题,以便让每个参会人员都了解自己在会议中的角色和需要做的事情。会议结束后一定要及时的总结和跟进,尤其是行动计划。


当然,不同的小组成员之间也可以互相约定更多的规则,但是前提要保证每个人都能充分和高效的参与,做到彼此尊重对方的时间和努力。



03

巧用协同工具远程


远程办公最怕的就是资料不能同步。比如会议当中需要大量的内容实时共享,也需要和参会人展开丰富的互动(文字聊天,文件分享),会议后也需要使用便捷的工具把行动计划分配给每个人。



包括平时工作的时候,由于网络、磁盘空间等问题,很多大型的文件传输也不是很方便。所以这样越是远程,越要尽可能使用一些能够帮助我们减轻工作量的自动化工具。



04

定期同步


按周或者按天,每个人汇报自己的工作进展,让组内成员知道每个人的工作进行到哪一步,有利于排查遇到的困难,对工作进程进行实时调整。


定期进行目标迭代,确保每个人都明白自己的任务,保证项目的有序进展。


当然,同事之间除了工作,也要保持日常的沟通交流哦!比如上班时间和大家说声早,中午的时候问候一下大家准备吃什么午饭,晚上聊聊最近的电影、新闻等等,活跃一下气氛。另外注意,上班时间回复同事消息一定要及时哦!


社交工具是冷冰冰的存在,但社交也需要温度。



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