【职场】你今天被Excel虐了吗?这里有N条贴士帮你把它调教得服服帖帖!

2018年01月29日 Seed读职场


Excel 存在有多久,升级换代多少次,我们百万朴实无华的劳动人民就被它虐了多久!


每次输入数据后,还得分析,各种加加减减和函数,剔除重复和错误,做完后整个人眼里都是123,可怕得很!


不,从今天开始,我要翻身农奴把歌唱!


只要把Excel 这个小妖精拿下了,

明天你就能左拥李泽言,右抱许墨,

成就美好人生!

(其余两只被小编抱走)

这些实用的小贴士,

还不赶紧收藏起来!

I 保留数据开头的「零」

小编最近很频繁地运用这个技巧,个人认为非常好用,所以给大家强烈安利一下。


对于电话号码,尤其是澳洲的手机号码,全是0开头的。直接输入进Excel的话,开头的 0 会消失。这时只要在输入数字前先输入一个英文的单引号「'」,然后再输入数字就可以保留数字开头的0。这个实用的小技巧同样也可以用在其他类型的数据上,只要你想保住开头的「0」。

II 单元格内部换行

大家有没有这样的经历,想在一个单元格里输入很多内容,并希望这些内容可以在对的地方换行。我们打完一行字,然后[Enter],无奈地发现光标去了下一个单元格,这并不是我们想要的好不好!!!


这时,在打完第一行字时,直接[Alt]+[Enter],光标就乖乖帮你换行了,又不会疯狂地去到下一个单元格。(图示如下)

III 快速切换功能区的选项卡

首先让小编先澄清一下什么是「功能区」和「选项卡」。下面截图中的区域指的就是「功能区」。而其中的 FILE/HOME/INSERT/PAGE LAYOUT等等这些就是「选线卡」。

我们可以直接用鼠标选中任何一个单元格,然后把鼠标小箭头挪到「功能区」内,就是下图红色方框内的任何位置。

不需要点击任何选项,只要滚动鼠标上的滚轮,「选项卡」就会去到下一个选项。如果你从 HOME 选项开始,那么向下滚动鼠标滚轮,这个动作会带你到 INSERT 选项,以此类推。


我们在寻找某个功能的时候,不确定在什么选项类别中,就可以利用这个小技巧快速地在选项中切换,来寻找想要的功能。

IV 让数据乖巧地排排站好

我们在工作中经常需要往Excel中录入大量的数字。如果每一个数据占一个单元格,当数据个数很多的时候,我们需要每输入一个数据,再按【向下箭头】换到下一个单元格,再进行录入。想想都觉得很费时间。


这里有个小技巧,帮助大家如何一口气连续输入多个数据到一个单元格里,然后再把他们调整到正确的位置。


1. 首先在一个单元格里连续输入多个数据,只要在数据之输入一个空格。像这样:

2. 用鼠标调整单元格宽度,把格子调整到第一个数据结束的位置。像这样:

3. 选中整个A栏。

然后在[HOME]工具栏最右侧的[Fill]选项中,选择[Justify]选项。

就得到了像这样的效果。

4. 最后,我们把含有数据的所有行选中,在第一行右侧会出现这样一个叹号标志。

然后,我们在叹号标志的下拉菜单里面选择[Convert to Number],就可以把所有数据转换成数据模式而不是文本模式。这就是最后的效果。

快速找到一组数据中的重复值

1. 当我们手上有类似下图这样的一组数据(举例):

2. 对需要筛选重复项的一列数据,按住鼠标左键选中所有数据:

3. 在最上方的选项中找到【Conditional Formatting】—【Highlight Cells Rules】,然后左键选中【Duplicate Values】选项。

4. 系统会跳出这个对话框,我们只要确定左侧选项限定的是【Duplicate】,右侧的表现形式可以通过下拉菜单来选择,我们这里就用红色高光和深红色字体。然后点击OK。

5. 最后的效果就是下图这样的,我们能清晰地看到重复的值,然后我们就可以查看是否有删除重复项的必要。

6. 如果有必要,我们就删除掉重复值。当然,如果我们需要保留住某些重复值,那么我们就需要把高光效果去掉。那么还是用左键选中这一列数据,这时会有一个小工具出现在选中区域的右下角,如下图所示:

7. 单击这个【Quick Analysis】功能,就会有下面几个选项跳出来,我们选择【Clear Formatting】选项就可以取消高光效果了:

由于文章篇幅问题,小编无法和大家分享更多Excel 的小心得,希望以上tips 能帮助大家攻略Excel 这只磨人的小妖精。


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