如果某位悉尼大学同学挂了同一门课两次，或者有不能按时完成学业的可能性，那么他将收到所在院系的通知并被注册进Staying on Track程序。持学生签证的学生还应主动联系学校的国际监察官员（international compliance officers）咨询自己诸如挂科多延期毕业等对学生签证的影响。

具体来说，悉大的学习追踪系统分三个阶段。阶段1和阶段2的设置致力于找到影响学生学习的问题，并寻求方法解决。在这两个阶段学生需要参加信息交流会，完成自救调查，与学术顾问沟通并从大学提供的服务中寻求帮助。而如果到了3阶段，学生则首先需要为重新进行学生注册（例如需延期毕业或第三次注册同一门课程）提供合理解释。追踪系统将在学生连续两个学期达到制定目标时该追踪系统将暂停，而当学生接下来的学业又出现危机时追踪系统阶段1将重启。

阶段1旨在教给学生学习技巧并提供给学生所有的帮助服务以帮助他们的学业回到正轨。进入学习跟踪系统1阶段的学生将会收到院系的电邮，邮件通知该学生已被追踪系统登记，同时建议他出席学习跟踪的宣讲会（Staying on Track information session），填写填写学习跟踪阶段1的反思调查表（self-reflective survey）。当然，学生也可能需要约见学术顾问。反思调查表将帮助学生找到影响自己学业的不利因素，包括学习压力（过大），对课程内容不感兴趣，家庭因素，健康因素，工作及资金压力。调查表同时附有有助于学生的大学服务列表，例如心理咨询服务和学习服务。学生在每个学期的伊始可以通过学校官网申请一对一的辅导。

连续两个学期没有达到要求的同学将收到院系的阶段2通知，学生需要出席与阶段1相同的宣讲会并填写阶段2的反思调查表并且必须约谈学术顾问。在2阶段，学生需要上报自阶段1开始以来为顺利完成学业曾采取的改进（学习）措施，并对接下来的学习制定策略。如果学生是为期两年或更短的主课学生，那么他将跳过阶段2直接进入阶段3。

阶段2将回顾学生自阶段1以来的学习状况，并确认一直存在的或新出现的问题。进入阶段2的学生在填写反思调查时需要认真仔细、踏实地思考那些影响自身学习的问题，思考可采取怎样的行动来改善自己的处境。而一旦学生仍不能达到学业要求而进入阶段3，那么他将面对被开除的风险。

满足以下条件的学生将进入追踪系统的第三阶段：1.已经三次没有达到学业要求（一般指挂科）的学生；2.两次没达到要求（挂科）且学制少于等于2年的主课学生；3.学院院长（faculty’s dean）直接决定。

处于阶段3的学生需要向学院提交书面解释，给出合理的理由说明为什么学院应该允许他继续学业。同时，学生可能需要解释为什么第二次未能通过同一门必修课，户外实践课程，实习课程，临床实践课程等专业实践课程。通过了解释阶段的同学才可以继续上课。

具体来说，向学院提交解释时学生需要提供导致课程不通过的不可控原因的证据，例如遭受严重的疾病或事故。当然，证据不应与大学学习无关，例如工作需要等。如果学生需要更好的建议或着时解释信的书写帮助，那么本科学生应该联系学生代表委员会（Students’ Representative Council），研究生联系悉尼大学研究生代表协会（Sydney University Postgraduate Representative Association）。

阶段3学生的解释信需要根据自身的实际情况书写，具体需要包括下列基本内容。

1. 影响学生学习的因素，以及该原因为什么是学生无法控制的。

2. 具体这些因素是如何影响学生的学业的。

3. 学生是如何解决这些问题（已解决或正在解决），确保这些问题不会影响新学期的学习。

4. 对于之前已经提交过一次解释信的同学，新的解释信应该包括自上次信以来依然影响学生学习的问题描述。

5. 解释上一封解释信中的解决问题方案为什么产生效果。

最后，学生的院系在评估查阅解释信后将会通知他审核的结果。该结果可能有三种：

1. 允许重新注册入学，

2. 允许有附加条件地重新注册入学，例如在规定时间内通过某一门课程。

3. 开除学籍。

如果学生获得的结果是被允许重新注册入学（无论有没有附加条件），而他在下一学期没有达到课程要求又一次挂科，那么他可能再次被要求提交挂科的解释。

如果学生被开除学籍或者不满意重新入学的限制条件，那么它可以对该结果提起上诉。当学生的上诉是反驳开除学籍的决定时，学生需要在上诉的受理期间继续参加已注册的全部课程。