【微软Word小技巧】随手在Word里用文本记录的数据,后续怎么把内容放进表格里?答案:

2016年01月05日 Seed读职场


我们有时候会紧急地需要记录下一些数据,当下只是直接在Word里记录下了项目和数字,但没来得及把他们输入到更清晰的表格里。等有时间整理的时候,我们通常就一项一项copy进到表格里。这样笨笨的办法在少量数据的情况下可能还行得通,但是大量数据的情况下可能就会浪费很多时间。今天小编教大家一个简单快速的办法来把一般文档形式的文字转变成表格。(小编用的是2013版微软Word软件。)

下面这组简单的数据是我们今天的例子:

在快速记录时,他们分别的含义是:
客户:A,B,C,D
他们分别对应的数字是应付款额度:11,22,33,44
最后一栏记录是否付清:y 或 n

当时记录的时候,同一位客户的信息是用一个空格隔开的。不同客户之间是用回车隔开的。下面就是把他们誊写到表格里的步骤了。
1. 选中需要誊写进表格的所有数据:

2. 选择上方INSERT工具栏中的Table – Convert Text to Table:

3. 系统会跳出一个对话框,我们根据需要来进行设置:
首先是列数,我们的例子中将需要3纵列,所以Number of columns就是3;

Number of rows先稍等一下设置,因为这里是系统默认的设置,他会根据我们后面的设置而变化;

第二项的表格空间大小大家可以根据自己的需要进行修改,只要点击上下小箭头调整宽度就可以了,这边我们没有特别需要,所以让word自动设置就可以了,所以保持默认的Auto;

第三项Separate text at指的是我们希望以什么为界限来分开文字内容,在我们这组数据中,我们是用空格隔开数据的,所以我们勾选Other,并且在后面的解释框中输入一个空格(如果你是用逗号隔开就选择Commas) ;

最后我们回过头来看Number of rows,系统会自动以每个换行为标准帮我们设置好4个横排。
都设置好以后选择OK。

4. 然后我们的数据就会被乖乖安排到一个表格中,下面就是我们的成果。

现在是不是感觉怎么没早点儿认识 Seed 小编啊...

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