个税系列：客户的抵扣凭证乱得让你抓狂？一文为你总结全费用抵扣凭证标准

原创 2020年07月10日 Seed读职场

本文2900字，预计阅读9分钟。

关键词：个人报税/费用抵扣/记录保存/精准高效

到了报税季，你可能会听说以下的情况: 惋惜因为没有保存好符合规格的费用记录而无法获得应得的费用抵扣，又或者税务会计师为了客户各种七零八落的不标准的单据而抓狂。

的确，费用记录的正确保存对于精准高效报税是至关重要的。

因此，今天的文章就为大家总结了一系列记录保存的正确方式，让大家都能够顺利报税。


费用抵扣记录保存总概



一般来说，费用的扣除都必须有记录以显示如何计算出抵扣额。记录通常是商品或服务供应商的收据。收据必须显示：

  • 供应商名称

  • 费用金额

  • 商品或服务的性质

  • 付款日期

  • 文件日期


提交纳税申报表起，相关记录需要保留五年，ATO可以要求查看相关的文件以证实费用抵扣的真实性。

需要保留的记录包括：

  • 损益表或付款摘要，包括来自雇主和澳大利亚服务局

  • 银行和其他金融机构的对帐单，以证明您已赚取的利息

  • 股息报表

  • 管理投资基金的摘要

  • 设备或资产购销的收据或发票

  • 费用抵扣和维修的收据或发票

  • 合约

  • 租户和租金记录



如果对与工作有关的费用的总抵扣额超过300澳元，则必须拥有书面证据来证明抵扣的正确性。

如果个人购买资本资产(capital asset)（例如投资物业，股票或管理基金投资），则需要立即开始保存记录，从一开始就保存记录将确保之后支付的税款不超过必要的金额。

如果个人希望抵扣用于办公的折旧资产（例如笔记本电脑）的成本，个人必须在提出最终抵扣要求后同样保留五年的记录，包括：

  • 采购收据和折旧时间表

  • 有关如何计算价值下降抵扣的详细信息


需要注意的是，除非是在澳大利亚以外的地方发生支出，否则相关文件必须为英文。


记录保留的例外情况


在某些情况下，收据可能不需要，但仍然需要能够证明费用以及如何计算抵扣的文件。

如果个人无法从供应商处获得收据，但如果有相关证据表明费用的存在并有权要求抵扣，在被ATO接纳后则仍可以进行抵扣。

支出证明可以包括银行或信用卡对帐单，其中显示了已付款的金额，付款的时间和对象，以及其他概述所提供商品或服务性质的文件。

与工作有关的费用的记录保存的规则


作为雇员如果要求扣除与工作相关的费用，则必须具备：

  • 自己花了钱而没有报销

  • 与赚取收入直接相关的费用

  • 记录以证明它或能够显示您如何计算抵扣


如果费用与工作和个人使用有关，则只能仅抵扣与工作有关的部分。

特定的记录保存规则适用于某些与工作相关的费用。这些费用包括：车费记录、差旅费记录、服装，洗衣和干洗费用记录、电话和互联网费用记录、在家工作费用记录、自我教育费用记录、折旧资产。

接下来让我们一一解说。


车费记录



需要保留的记录取决于用来计算抵扣的方法。

每公里澳分的方法：不需要收据，但是需要能够显示出如何计算工作业务相关公里数。
 
日志(logbook)记录方法：抵扣必须基于工作相关的汽车使用量所占的百分比。
1.   此日志必须：

  • 至少连续12周，并且可以大致代表您全年的行程。

  • 包括每次行程的目的，在每次行程的开始和结束时的里程表读数以及在此期间行程的总公里数。

  • 包括在每个收入年度的开始和结束时的里程表读数。


2.   同时还必须保留：

  • 汽车其他所有费用的原始收据

  • 有关如何计算汽车价值下降的抵扣的详细信息，包括有效寿命和使用的方法


3.   如果涉及笨重的工具和设备的运输的抵扣，则需要记录以下内容：

  • 所有工作项目

  • 所有工作项目的大小和重量

  • 证明所带物品对工作至关重要性

  • 雇主没有在工作场所提供安全存储的证据


4.   几点注意：

  • 日志有效期为五年，但是可以随时开始新的日志。如果汽车的工作用途发生变化，则需要填写新的日志

  • 如果借用了汽车或使用了除汽车以外的其他车辆（例如，电单车或承载能力超过一吨的车辆，例如多用途卡车或货车），则无法使用以上任一办法进行抵扣

  • 而是可以根据实际收据抵扣燃油和机油成本，也可以根据一年中使用该车的开始和结束期间的里程表读数估算费用

 

差旅费记录


需要保留的与工作有关的差旅费记录取决于：

  • 旅行津贴是否显示在损益表或付款摘要中

  • 是国内旅行还是海外旅行

  • 旅行时间和职业


应保留的旅行记录包括：

  • 旅行日记或行程，如果旅行了六晚或以上

  • 所有餐费，机票，住宿，停车和通行费的收据

  • 解释旅行与工作相关的方式，离开家过夜的夜数和位置


如果差旅津贴显示在损益表或付款摘要中，并且想对之提出抵扣，那么必须有全部金额的书面证明，而不仅仅是超出合理金额的超出部分。

服装，洗衣和干洗费用记录


雇员需要保留收据以声明购买特定职业的服装，防护服或独特的制服。要求扣除针对特定制服的洗钱费用，雇员必须保留详细的计算费用抵扣的相关文件。

如果洗衣费抵扣低于150澳元，则无需保留收据。但是仍然需要能够显示出如何计算抵扣。


电话和互联网费用记录


1.   要申请超过50澳元的抵扣额则需要：
  • 保留当年的所有电话和互联网账单
  • 显示与工作有多少关系

2.    要确定工作用途，可以记录以下内容：
  • 互联网使用情况-花费的时间，或与私人使用以及家庭所有成员的流量使用量相比的，用于工作目的的使用量
  • 电话使用–进行的工作呼叫次数占总呼叫次数的百分比，或者工作呼叫所花费的时间占总呼叫次数的百分比

3.   几点注意：

  • 如果通常的工作方式在一年中发生变化，则可能需要完成新的记录。例如，如果更换工作并且互联网的工作用途发生变化，则需要填写新日记

  • 雇员可在一个有代表性的四周内标识出所有与工作相关的电话，然后将其应用于整个期间

  • 除非使用的电话和互联网仅限于工作性质，否则将不得不确定与工作相关的部分的费用。并且保留计算记录用于抵扣该金额

  • 如果有相关的服务捆绑计划，则可以保留一份有代表性的四周的日记，显示工作相关使用每种服务的频率。然后可以将这种工作使用模式应用于整个工作周期

 

在家工作费用记录


在抵扣家庭办公室的日常开支（例如供暖，制冷，照明，清洁和家具价值下降）时，需要保留的记录类型取决于您计算抵扣的方法。

固定费率方法（从2018年7月1日起每小时52c）:
需要保留以下任一方法：

  • 该年在家工作的实际时间记录

  • 有代表性的四周的日记，以显示通常的在家工作模式


几点注意：

  • 如果通常在家工作模式发生变化，则需要完成新记录或保留单独的记录以显示该变化期间的使用情况

  • 雇员仍需要准备文件以显示和抵扣其他费用，例如电话费用，互联网费用和计算机用品

  • 如果要抵扣已发生的实际成本，则保留要直接抵扣的物品的收据（例如文具或电力和天然气账单）

  • 快捷方式：如果由于COVID-19而仅在家工作，并且使用快捷方式（自2020年3月1日起每小时80c），则只需保留在家工作的时间的记录（例如时间表或日记）



自我教育费用记录


雇员必须保留所有自我教育费用的收据，包括课程费，教科书，文具和旅行费用。而且还必须能够说明该课程与您的工作直接相关。

如果要抵扣用于自我教育的折旧资产的部分，例如笔记本电脑，则必须保留：

  • 收据和折旧时间表

  • 有关如何计算价值下降抵扣的详细信息。

  • 折旧资产所需的记录


有些物品（例如计算机或汽车）的预期寿命（有效寿命）有限，并且会随着时间的流逝而价值下降。

价值下降的抵扣则必须保留收据，并且还需要能够显示：

  • 首次开始将资产用于与工作相关的日期

  • 资产的有效寿命（资产可使用多长时间）。如果未采用ATO确定的有效寿命，则需要显示如何制定有效寿命

  • 计算价值下降的方法

  • 如何计算工作使用百分比


资料来源和更多信息请点击阅读原文。


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Seed Training Group是澳大利亚教育部注册的职业培训机构（RTO:45225），成立于2014年，总部位于墨尔本，在悉尼、上海、南京设有分部。
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