就澳大利亚的公共部门而言，采购欺诈案件通常在与供应商签订合约以及维修这两个阶段内发生。因此公共机构需定期进行风险管理并应用现代数据检测分析工具以识别高风险或可疑的交易。

最新的公共部门欺诈调查显示，截至目前为止，就公共机构而言，采购过程中的签订合约以及维修两阶段内发生欺诈事件的风险最高。

由普华永道所发表的名为“公共部门反欺诈报告”（Fighting Fraud in the Public Sector Report）中表明，采购欺诈目前已成为了五大经济犯罪之一。33%的澳大利亚受访者表示，在过去的一年内目睹了采购欺诈。而这一数字在国际政府机构的调查中上升至44%。普华永道的这一报告是针对澳大利亚以及全球公共部门欺诈事件系列报告的第三篇。

‘采购欺诈周期’

由于采购周期占据了政府公共部门的主要支出，因此该周期也成为了欺诈者的重点目标之一。采购周期将被分为以下几个流程：

由于采购欺诈事件有可能在采购周期内的任何阶段中发生，因此通常较为难以进行调查。全球调查数据表明，采购欺诈事件最容易发生在付款流程当中，而报价与投标过程则紧随其后。

总体而言，澳洲受访者表示，供应商签约与维修过程中发生欺诈事件的可能性更大。但仅就政府部门来说，欺诈事件则更易发生在付款流程以及供应商审核与甄选过程中。

采购欺诈的形式

• 在不遵守企业的采购政策以及指导方针的情况下给出合约（例如，绕过正规市场招标流程直接给出合约）

• 制订不恰当或粗劣的合约，其中包含对合同商有利的不合理条款以及条件。

• 员工与外部供应商勾结欺骗雇主。（例如，抬高合约价格，批准不完整或不达标准的发票）员工将因此受到回扣，贿赂或供应商提供的其他奖励。

• 通过虚假供应商或‘空壳公司’进行合同，发票以及其他款项诈骗。

• 在合约生效之后，没有进行市场测试的情况下擅自改变或增加合同的价值。

• 在合同内增加不恰当的成本，包括成本/人力的错记，次品以及产品替代。

• 伪造文件，包括虚假发票

防范策略

根据我们的经验，大多数采购欺诈案件都是能够避免或在早期发现的。为此，企业需要对一下几方面进行全面的了解：

• 采购框架（政策和程序）

• 采购周期内可能面临的风险

• 如何使控制与审查机制降低风险

报价与投标过程/供应商的审核与甄选

• 采购决策集中化，标准化。或采购决定将受到集中化的管理以及监督。

• 用采购政策反映采购的规模以及风险，例如，如何做出投标决定，每次采购需要多少报价或是否应该采用单一提供商。

• 采购流程对关键性监管以流程当中及存在的风险进行清晰规划。

• 将招标以及甄选政策转达至所有相关人员。

• 使用审核机制以确保所使用的供应商与甄选出的一致，并能遵守政府采购规定。

• 评估标准在招标过程开始之前得到确认。

• 评估标准允许同比比较。

• 使用独立小组对招标进行评估：项目经理可以给小组提出建议，但不能参与投票。

• 参与采购的员工，与采购，付款代表团需要接受定期的培训，以熟悉采购政策与步骤。

供应商的签约与维修

• 订单价格需与招标文件，供应商合同，订单，或既定价格表进行对比。对比内容包括原料价格以及每小时价格。

• 合同内运输，服务以及定价的变更需要进行审查，并考虑是否有重新招标的需要。

• 货物只能从选定的供应商处进行订购。

• 个人订购货物以及签收货物应进行明确的分开管理。

质量审查

• 应对员工进行定期培训以确保员工对采购过程中的欺诈风险有所警觉，并能及时识别危险信号。培训将由两部分组成，全部员工接受的行为准则培训以及为采购员工定制的反采购欺诈培训。

• 应保存供应商提供的礼品以及娱乐项目注册列表以监控提供商对员工的潜在不正当影响。

• 企业行为准则中应要求员工，尤其是采购相关人员，提供年度利益冲突声明。

付款流程

• 使用授权书，并监控合规运作

• 将授权采购订单与发票进行比对

• 运输单据得到确认

• 将供应商的发票与内部证明文件进行比对以确保其准确性。

迄今为止，就公共部门而言，采购流程内发生欺诈事件的风险为最高。因此我们鼓励政府机构对其流程与管理方面进行定期审查，风险测试，并对其检测机制进行审查与更新。

此文为中文译文，仅供参考，若与英文原版存在不一致，请以英文为主，不构成法律意见。普华永道对信息的准确性不负任何责任。