商业的快速发展意味着以随机应变且灵活的方式进行规划、做预算和预测对会计师来说正在变得愈发重要。澳洲注册会计师、著名咨询和培训公司Magical Learning的总监Danette Fenton-Menzies表示，规划是关键的第一步。
企业主管及其会计师应当
如何进行规划、做预算和预测，
来应对商业环境的不断变化？
考虑不确定性
Fenton-Menzies认为，在混乱的商业环境中，提前做好规划能帮助你在充分考量企业的预算和可用资源的情况下，了解其发展方向。
任何企业所拥有的资源都是有限的，这意味着企业需要做好规划，以便能使这些资源的效用最大化。规划的流程应该从展望未来12个月的发展并确定每个季度的优先任务开始。
Fenton-Menzies表示：
人们容易被所谓的‘亮点’吸引，然后一路追逐这个‘亮点’，而不是集中精力处理优先任务以推进企业发展。事实上，应当每三个月审视一下商业环境的变化，来确定在下个季度需要做些什么。
这有助于企业集中精力处理真正重要的事务，而不是忙于完成那些看似紧急但并不重要的任务。
高效团队如何运用时间
《成功人士的7个习惯》（The Seven Habits of Highly Effective People）一书的作者、管理学专家史蒂芬·柯维（Stephen Covey）开发了一个时间象限模型，以解释高效团队和普通团队在运用时间方面的差别。
该模型表明，真正高效的团队在重要但并不紧急的事务上花费了65％到80％的时间。因此，在不断变化的商业环境中规划企业需要重点关注的任务时，应当始终牢记这一点。
Fenton-Menzies解释说：
先制定一项计划，确定哪些事项对企业十分重要。然后每天审视这一计划，以便确定需要做些什么才能进一步接近设定的目标。
制定每周目标并举行简短的五分钟会议，确定当天工作中最重要的三件事，从而帮助企业逐步实现季度目标。
向非财务人员解释预算
面对不断变化的世界，预算编制时的一项重要考量就是，要将流程中没有财务背景但会影响预算编制的人员考虑在内。
Fenton-Menzies表示：
没有财务背景的人员通常会参考上一年度的预算，然后在下一个预算周期增加5到10个百分点。更好的办法是先制定计划，然后确定实现计划所需的资源，包括资金和人力资源。
具有财务背景的人员可以通过指导没有财务背景的人员，告诉他们预算编制的重要性以及如何做好预算，从而使预算编制更加合理。
重要的是用简单的语言向没有财务背景的人员解释财务概念。我会把假期与预算进行类比，询问他们如何规划旅行。首先要制定一个行程，这就是计划。然后，需要知道为行程中每个项目花费多少钱才能享受到一个好的假期。这就是预算。大多数没有财务背景的人员都知道如何规划旅行，而这实际上可以用于编制商业预算。当然，还要向他们解释如何更新预算中的信息。
重点在于向非财务人员提供指导，并在他们询问有关预算的问题时予以解答。
另一项流程是专注于薪资和运营成本等关键领域，而不是为每种物品编制预算。这意味着当变化不可避免时，没有太多必要去解释这些项目的多种变化。
预测时必须考虑资源
在不断变化的环境中，可用的资源一直在变化，而这必须体现在预测之中。
Fenton-Menzies对此表示：
必须根据资源变化更新预测。重点是要确保预测足够简单，以便可以清晰了解到其中的变化。需要确定每个季度的主要变化以便能够刷新预测，而不是花大量时间进行预测。每个组织的情况均有不同。
不过，预测需要专注于重要的任务，这一点对每家企业均相同。
Fenton-Menzies继续表示：
我有一位客户，每年的预算高达数十亿澳元。他们在办公用品方面花费了75,000澳元，却对其中一笔20,000澳元的支出争论不休。事实上，他们应该把精力集中在数十亿美元的支出上。关注占80％成本的工作，而不是细枝末节。
在变化的环境中如何帮助企业的几点建议
每个季度更新计划并且每天或每周评估企业运营状况，因为这会表明企业是否取得了所需的结果。
与企业中的非财务人员接触并为其提供支持。
思考各种替代方案，并在为不同项目注资时保持创新思维。
以上内容经《INTHEBLACK》杂志授权发布
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