欢迎点击关注我们
■ TIME MANAGEMENT
对许多人来说,过去几个月的一个非常重要收获就是对时间有了新的认识。
对有些人来说,学校、健身房、餐厅和体育活动场所的关闭让繁忙的生活能够得以喘息,但对另一些人而言,在家办公却导致了工作和生活的界限非常模糊,就连晚上和周末也在工作。
效益专家Kate Christie和Donna McGeorge认为,随着我们的生活慢慢恢复正常,心态成为能否有效地管理时间的关键。
明智投资
Christie表示,时间是我们最宝贵的资源,值得我们认真对待。
“就像金钱一样,我们也需要将时间投资在能获得最大回报的事情上。不妨认真想一想,你会把一天的时间投资在什么事情上,做什么事可以让你获得最大回报。”
做每一件事情都有相应的成本,Christie指出,了解下列四种成本有助于找到确保时间得以合理利用的关键因素。
财务成本
时间就是金钱。计算出自己的小时工资,并将其应用到所做的每一件事情上。
如果你的小时工资是50澳元/小时,且每天花一个小时在Facebook上,那么你每年花在Facebook上的时间就高达18,250澳元。
机会成本
每做一件事情就意味着舍弃了在该时段做其他事情的机会,因此需要进行权衡。阅读一份报告和亲自出席会议,哪个更有成效?购买吸尘器来代替扫地这项家务活,还是用这笔钱买自己喜欢的其他东西?
情绪成本
如果你对于某个选择感到内疚,比如选择参加下班后的交际活动而不是孩子学校的活动,或者因为做过的某件事感到有心理压力,比如和同事闲聊了15分钟,而你本可以用这段时间给客户打电话,那么这些就是你付出的情绪成本。
身体成本
你花时间所做的事情是否会造成身体不适?
如果午餐时段一直坐在电脑前,导致背痛且影响到睡眠,那么最好用这段时间来散步,小憩片刻,缓解背部疲劳,以免第二天感到疲惫和酸痛。
留出余地
McGeorge发现,大多数人在做计划时都容易盲目乐观。我们往往会严重低估做某件事情需要花费的时间。她建议留出计划的两倍时间。
McGeorge解释说,我们的大脑在这方面就像衣柜和书架,如果塞得太满,想要拿出某件物品反而更加费时费力。
她认为80%的使用量最理想,且可持续,因为这给我们留出应对突发事件的余地。
合理安排工作
我们的日常工作常常会因电子邮件或其他人的日程安排而打乱节奏。McGeorge和Christie都建议将工作划分为更小的任务,有意识地做好计划。
关键在于确定一天中工作效率最高的时段,并将最困难、最重要的高价值任务放在这个时段完成。
Christie表示,高价值任务是指那些既能让你的技能得到充分发挥、又能创收或降低成本的工作。低价值任务往往不需要你那么高的技能、会产生成本或者容易转派或被拒。
窃取时间
头号“时间杀手”就是多任务和外界干扰。
Christie表示,如果你的电子邮件提醒不断出现,或者频繁切换屏幕或项目,那么你此时的工作效率很难达到最高。事实上,同时处理多项任务会使工作效率下降达40%。
Christie建议留出一段时间查看所有“我想要”或“我需要”看的邮件,而不是整天一直盯着。她说道:“电子邮件是他人的待办事项清单。”
我们还要提防时间被打断。Christie指出,专业人士每8分钟就会被打断一次,且可能需要23分钟才能恢复之前的工作状态。我们应当避免被打断,保护珍贵的高效工作时间。
有始有终
McGeorge表示,以饱满的精神开启每一天非常重要,而结束每一天的方式也很重要。
她建议,在结束一天工作的时候至少留出30分钟时间,用来反思一下已完成的工作、为高效工作时段做好规划、想想现在还可以做些什么来缓解明早的压力,甚至可以考虑第二天的衣着。
McGeorge说道:“不要等到上班后再决定如何分配一天中最高效的2个小时。”
“当你睡觉时,大脑还会继续工作,因此如果你已经决定了第二天的工作内容,就可以一早立即投入到工作中。”
“通过有意识地安排每天的工作,而不是仅仅机械地应付手头工作,你可以摆脱恶性循环,进入富有成效的良性循环中。”
以上内容经《INTHEBLACK》杂志授权发布
欢迎点击阅读原文,作更深入地阅读。
更多精彩内容请点击图片查看
往期回顾
澳公会最新商业案例(八):专访马来西亚半导体企业赛普拉斯资深总监GARK CHEE JIN
“云” 分享|澳公会X普华永道,京沪 “职” 通:PwC X-venturer 2021校招专场活动
澳洲会计师公会 是全球最大的专业会计团体之一,目前在全球100多个国家及地区拥有超过166,000名会员,会员担任高层领导职位的人数逾25,000名,大中华地区的会员人数已超过19,000名。