【工作技能】行事历怎么做,用N种方式折腾Google Calendar这个小妖精!

2017年12月05日 Seed读职场



Google 家族成员众多,每一个都其独特而实用的功能,其中Google 日历想必大家经常接触,做课表,工作计划甚至是记录约会时间都非常方便。


但如果只是简单的记录事项,接收提醒,那你就只是停留在入门级别,Google日历能做的,才不只是那样简单的事情呢!



开启Google日历大神之路……




I

共用日历

Google 对团队非常友好,几乎所有Google 产品都有共享功能,只要双方都有Google 账户,随时都可以分享你的日历。


尤其是团队项目的时候,可以建立一个共用日历,成员之间就可以互相督促自己的进度,方便内部沟通。

Step 1:在你的日历名称右方,会有三个竖着的点,点击它会出现以上菜单,选择【设定和共用】。

Step 2:跳转页面后,会在这个名称下出现一堆选项,选择【与特定使用者共用日历】,并在这个选项中点击【新增邀请对象】。

Step 3:点击【新增邀请对象】后,出现以上输入框,输入对方的Google 账户,下方的下拉选项可以选择对方权限。




II

活动邀请

你也可以在日历中,直接邀请别人参加自己建立的活动。

Step 1:在你建立活动的页面,时间地点等等的右侧,有一个【邀请对象】的对话框,在输入框中输入邀请对象的Google 账户,对方便会收到邮件通知,可以选择是否出席。

Step 2:输入完成后,你就会看见自己账户下,是主办人,对方账户旁边,点击【小人图标】,还可以选择该对象是否可以选择【不出席】。


除此以外,有时候你在网上点击参加一些活动,也能收到确认邮件,如果邮件中有【添加到Google日历】的选项,点击之后,这项活动就会出现到你的日历中,炒鸡方便哟!




III

忙碌状态

Google 日历有个神奇的小细节,就是空闲和忙碌状态,可能大家用得比较少,但要是活学活用,就能更加有效管理时间哦!

Step 1:首先你要【公开】自己的日历,你可以选择【仅分享我的有空/忙碌资讯】,这样别人安排活动,邀请你的时候,就能看到你空闲和忙碌的时段,但却不会看到你忙碌的具体内容。

Step 2:依然是【邀请对象】的输入框,当别人邀请你的时候,对方就会看到你什么时候有空或忙碌了,这样就省下了沟通次数和错误,大大提高了工作效率。




IV

重复事件

有些事件或活动,是已知有重复规律的,你就可以利用Google日历上的【重复活动】功能来设定,而不需要傻傻的手动输入了。

Step 1:在编辑活动的界面,编辑具体时间下方,有两个选项,【全天】和【不重复】,但要是编辑重复时间,请点击【不重复】。

Step 2:点击【不重复】后,会有下拉选项,如果已经有符合你心意的选项,直接选择即可,但如果想自行安排时间,则可以点击【自订…】

Step 3:点击【自订…】后,会出现以上菜单,然后就有不同的重复周期可供选择,你可以选择。


例如,你可以选择每周周五重复,一直持续下去,就可以选择【重复间隔:1周】,【重复日期:五】,【结束时间:持续不停】。


又例如,课表的话,可以选择【重复间隔:1周】,【重复日期:五】,【结束时间:重复12次】。

虽然小编用Google日历只不过一年多,但也感到自己的时间观念有了大大的提升,还能看到某月某日自己做了什么,也是很有趣的。

好好利用Google日历,能让你的工作事倍功半,促进团队合作,一起来掌控时间吧!

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