【职场】㕛叒叕要给上司发邮件!? 5步教你正式邮件怎么写!

2018年03月22日 Seed读职场


每次当你打开发送邮件,输入收件人和 ”Hi, ×××”之后,就开始卡壳,这个邮件应该怎么开头好呢,开门见山提出请求还是委婉一点呢,给上司写邮件,应该怎么措辞好?哎呀,实在是太头痛了!


小编特意为各位职场宝宝准备了简单粗暴的正式邮件小贴士,拯救各位在商务邮件中挣扎的小伙伴,写邮件其实一点也不难哦!

01

标题和问候语

The Essentials Of Business Etiquette 的作者Pachter说,“收件人通常会根据邮件标题来决定要不要打开这一封邮件,你应该选择一些能让收件人明白你邮件意图的标题。”


标题最好简单明了,能让人一眼看出你想传递的信息,大家比较常用的标题包括 Request、Questions和Suggestions 等等,一个好的标题能帮助你马上抓住收件人的注意,说不定对方马上就会打开你的邮件哦!


标题好了,问候语也很简单,一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户,加上称谓会比较正式,平级同事或合作伙伴直接写名字即可。

 

当遇到收信人不确定的时候,比如转寄给某项目的相关人员,可以用 

  • To whom it may concern,(敬启者:)

  •  Dear Sir or Madam,

 格式需注意的是,所有greeting后面要加逗号,然后空一行开始信件正文。


02

告知目的

在详细表述前,一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。

  •  I am writing to inquire …  写信来询问有关 …

  •  I am writing in reference to…这封信是关于…

 

回信的开头可以说 

  • Thank you for reaching out to us regarding …感谢您联络我们 …

 

in reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。行文中使用会比较正式,我们熟悉的about比较口语化,邮件中最好不要用。对比感受一下:


口语:I’m talking about the meeting scheduled for next week.

正式:I am writing in reference to the meeting scheduled for next week.

正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

 

这里in reference to与regarding的一点点不同在于,in reference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。


03

正文

商务邮件最重要的一点就是要简单明了!你的时间,收件人的时间都是很宝贵的,请直入主题,不要用大长句,这里不需要你得瑟自己的英语水平。

 

例如请对方查阅邮件附件

  • Please review the attached documents thoroughly.

    请仔细查阅附件。

  • I have attached the previously mentioned documents for your review.

    上述所提文件已附在文章附件请查阅。

  • Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

    请参阅附件内的服务相关报价。


04

结尾

通常我们会客气地说,辛苦、感谢、随时沟通之类的:

  • If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

如果您有任何问题欢迎随时沟通。

  • Thank you for your time and consideration.

感谢您的宝贵时间。

  • I look forward to hearing from you.盼复。


05

结尾敬语&签名档

这里注意,只要首字母大写就可以了,不用全部大写哈!


  • Sincerely,

  • Yours sincerely,

  • Respectfully,

  • Best regards,

  

签名档要跟着结尾敬语后面:

Sincerely,

John Smith

Sales Representative, Flooring Company

+886-900-000-000


进阶:万金油句子

 

  • 请别人帮忙的邮件

At your convenience, would you please send me.....

客气一点,最后加上Thank you for your assistance.


如果是回答对方的问题,最后加上Hope this answers your question. Let me know if further detail/explanation would be helpful.

 

  • 寻求意见

Our team would appreciate your insights/input on.....


Due to the short time frame for this proposal, prompt reply is greatly appreciated.

 

  • 会议取消通知

I want to be mindful of your time and we don’t have any updates at this point; therefore I suggest that we cancel/reschedule today's meeting. If you disagree or need assistance, please let us know.


My apologies for the late notice, but I need to reschedule tomorrow's call. There remain a few open items we need to address, therefore I will send out a new invite once we agree upon a time.

 

  • 道歉

My sincere apology for this unfortunate situation; I will address to my team immediately.


Again,please accept my most sincere apology.

 

  • 文件草稿请求上司过目

Attached is the drafted xx file. It is still a work in process but I would like to see if anything immediately stood out to you as odd or worthy of follow-up.


  • 休假或无法及时处理邮件时,自动回复内容可以参考以下句子

Thank you for you’re-mail. I will be out of the office on vacation from XXX - XXX with no access to e-mails. I apologize for any delay in response to your e-mail. I will respond to your e-mail as quickly as I can when I return to the office on Monday, April 18th. Thanks!


Thank you for you’re-mail. I am out of the office in meetings on XXX and XXX with limited access to e-mail. If you need immediate assistance, please contact me via my mobile phone. Thank you!


  • 两个投诉句式

There were some small issues which we probably need your attention to look upon.

Due to the discrepancies in xxx issue we need your attention to resolve the problem.


进阶:让邮件锦上添花的贴士

  • 连接词的使用

快抛弃BTW吧,在一个邮件里说起另外一件事情,你可以用in addition to/additionally/furthermore

 

  • 多使用被动语态

邮件或者正式的文件里,被动语态会显得更专业。比如需要某样东西,把I need xxx改成xxx is required.是不是看上去专业多了?还有一个例子可以省掉主语,把句子结构改成It is+动词,比如It is proposed that/It is confirmed that...

 

  • 多注意native speaker的用词

注意用他们常用的同义词替换你常用的。


以下是一些栗子:

1. Because of 可以用due to替代; 

请别人核实问题的时候不要只会用 check, clarify/verify/cross verify 都非常好用; 

2. 表示在某件事之前除了before 你还可以用 prior to; 

3. 表示在某件事之后除了用 after 还可以用upon (当然用法有一些区别,举例:Let's talk about this after you come back. 改成 Let's talk about this upon your return)


类似的同义词,如果用的时候不确定用法是否有区别,随时查字典即可。


最后:检查检查检查!

邮件写好了,最后再检查一下收件人的地址是否正确,有没有附上正确的联系方式,有没有语法错误,字体和文字大小是否一致等等,别点了发送才来哭鼻子哦!


然而,以上小贴士你收藏了还是不会用?

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√ 英文接打电话的礼貌表达

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√ 商务会谈中的英语表达

√ 商务会谈的记录和总结

√ 报告演讲中的英语表达


时间:

4月14日 下午 1pm - 5pm 

4月21日 下午 1pm - 5pm

4月28日 下午 1pm - 5pm

5月5日   下午 1pm - 5pm


地点:

Seed Training Group

Level 10, Collins St. Melbourne


报名&咨询 方式:

欢迎点击【阅读原文】

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